Parties et objet
Le présent accord est conclu entre l’organisation qui utilise Beamstage, responsable de traitement, et VOLLAND SARL, 357 avenue de Pessicart, 06100 Nice, France, sous-traitant. Il fait partie des conditions générales d’utilisation et s’applique dès lors que l’organisation traite des données personnelles au travers de la plateforme.
En cas de contradiction avec les conditions générales sur un point touchant aux données personnelles, le présent accord prévaut.
Définitions
- Données personnelles, traitement, responsable de traitement, sous-traitant, personne concernée, autorité de contrôle
- le sens que leur donne le règlement (UE) 2016/679, dit règlement général sur la protection des données.
- Participant
- une personne qui s’inscrit à un webinaire publié par le responsable de traitement ou qui y prend part.
- Plateforme
- le service Beamstage : son application, ses pages d’inscription publiques, ses salles en direct et ses replays.
- Sous-traitant ultérieur
- un tiers auquel le sous-traitant confie une partie du traitement.
Objet, durée et description du traitement
| Rubrique | Contenu |
|---|---|
| Objet | la mise à disposition de la plateforme Beamstage au responsable de traitement |
| Durée | la durée de l’abonnement, augmentée du délai de suppression de la section 10 |
| Nature et finalité | inscription, envoi d’e-mails transactionnels, animation d’une séance en direct, enregistrement et replay, analyses de présence et d’engagement, création d’une transcription après la séance, et rédaction d’un résumé lorsqu’un membre du responsable de traitement le demande |
| Catégories de personnes concernées | les participants, les intervenants invités, et les membres de l’équipe du responsable de traitement |
| Catégories de données | identité (prénom, nom, adresse e-mail), données d’acquisition (source, paramètres utm), données de participation (présence, temps de visionnage, discussion, réponses aux sondages, réactions), audio et vidéo des participants publiés sur scène, transcriptions après séance et résumés qui en sont tirés, événements de délivrance des e-mails |
| Catégories particulières | aucune n’est demandée par la plateforme. Le responsable de traitement ne doit en introduire aucune sans accord écrit préalable |
Traitement sur instructions documentées
Nous ne traitons les données personnelles que sur les instructions documentées du responsable de traitement. L’usage des fonctions de la plateforme vaut instruction : publier une page d’inscription, envoyer des rappels, lancer une séance enregistrée avec transcription après séance, ouvrir un sondage, demander un résumé.
Mesures de sécurité
Les mesures ci-dessous sont celles en vigueur. Elles peuvent évoluer, à condition que le niveau de protection ne soit jamais abaissé.
- Chiffrement de l’intégralité du trafic en transit, avec émission et renouvellement automatiques des certificats des sous-domaines d’organisation et des domaines personnalisés.
- Mots de passe hachés avec scrypt. Secrets des prestataires conservés dans le coffre de la plateforme, jamais en clair en base.
- Cloisonnement des locataires : chaque requête est cantonnée à un identifiant d’organisation unique et précédée d’un contrôle d’appartenance.
- Jetons signés et limités dans le temps pour les liens de connexion personnels, les jetons vidéo de participant et la lecture des replays.
- Contrôle aux deux portes : un participant banni est refusé par la socket de la salle et par le jeton vidéo.
- Moindre privilège pour le personnel de la plateforme. La prise d’identité de support ouvre une session dotée des mêmes droits que l’utilisateur dont elle emprunte l’identité, écriture comprise : ce qui y est fait est attribué à cet utilisateur, et non à l’opérateur. Son début est inscrit dans un journal d’audit, ainsi que sa fin lorsque l’opérateur y met fin ; une session laissée ouverte expire au bout d’une heure, ce qui borne la durée d’un tel accès. Toute autre action du personnel sur une organisation figure dans le même journal.
- Vérification de signature sur chaque webhook entrant, et traitement idempotent pour qu’un événement rejoué ne change rien.
- Séparation d’avec tout autre produit : comptes fournisseurs dédiés, aucun identifiant partagé, aucune infrastructure partagée.
Confidentialité
Toute personne que nous autorisons à accéder aux données personnelles est tenue à une obligation de confidentialité et ne reçoit que les accès que son rôle exige.
Sous-traitants ultérieurs
Le responsable de traitement autorise de façon générale le recours aux sous-traitants ultérieurs listés ci-dessous. Chacun est tenu par des obligations de protection des données au moins aussi strictes que celles du présent accord.
| Sous-traitant ultérieur | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. | hébergement, base de données, stockage d’objets, vidéo, salles en direct, transcription après séance et résumés de séance | réseau mondial ; base de données et fichiers stockés en Europe de l’Ouest ; vidéo et salles en direct sans région définie |
| Resend | acheminement des e-mails transactionnels | Union européenne, États-Unis |
| Stripe | paiement des abonnements et des billets | Union européenne, États-Unis |
| Google LLC | authentification des membres d’équipe qui se connectent avec Google | mondial |
Nous annonçons tout ajout ou remplacement au moins 30 jours à l’avance. Le responsable de traitement peut s’y opposer dans ce délai pour un motif raisonnable tenant à la protection des données. Si nous ne pouvons pas proposer d’alternative, il peut résilier sans pénalité la partie du service concernée.
Transferts hors Union européenne
Les transferts hors de l’Espace économique européen sont couverts par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne : module deux (responsable vers sous-traitant) entre le responsable de traitement et nous, et module trois (sous-traitant vers sous-traitant) entre nous et nos sous-traitants ultérieurs, complétées par les mesures supplémentaires que chaque prestataire documente.
Assistance au responsable de traitement
- Demandes des personnes concernées : la plateforme donne au responsable de traitement les moyens de consulter, corriger, exporter et supprimer une inscription et tout ce qui s’y rattache. Une demande qui nous parvient directement lui est transmise sans délai indu et n’est jamais traitée à sa place.
- Violations de données : nous notifions le responsable de traitement sans délai indu après en avoir pris connaissance, et en tout état de cause sous 72 heures. La notification décrit la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d’enregistrements concernés, les conséquences probables et les mesures prises.
- Nous assistons le responsable de traitement, compte tenu de la nature du traitement, pour ses analyses d’impact et pour toute consultation préalable d’une autorité de contrôle.
Restitution et suppression
À la fin du contrat, le responsable de traitement dispose de 30 jours pour exporter ses données. Passé ce délai, ou immédiatement sur demande écrite, nous les supprimons : lignes de base, objets stockés, vidéos enregistrées, ressources de replay et stockage des salles concernées.
La suppression d’un seul webinaire ou d’une seule inscription suit le même chemin et reste accessible à tout moment depuis l’application.
Audits
Nous mettons à disposition les éléments nécessaires pour démontrer le respect du présent accord : ce document, les mesures de sécurité de la section 5 et la liste des sous-traitants ultérieurs. Si cela ne suffit pas, le responsable de traitement peut mener un audit une fois par année civile, moyennant un préavis de 30 jours, pendant les heures ouvrées, sans perturber le service et sous obligation de confidentialité. Il en supporte le coût, sauf si l’audit révèle un manquement substantiel de notre part.
Engagements du responsable de traitement
- Disposer d’une base légale pour les données qu’il collecte via la plateforme, et informer ses participants du traitement, y compris de l’enregistrement lorsqu’une séance est enregistrée.
- Recueillir les consentements que son propre droit exige, en particulier pour l’enregistrement des participants et pour tout e-mail qui ne serait pas strictement transactionnel.
- Ne pas introduire de catégories particulières de données, ni de données relatives à des condamnations pénales, sans accord écrit préalable.
- Tenir à jour les droits d’accès de son équipe et les retirer au départ d’une personne.
Responsabilité, hiérarchie des textes et signature
Les stipulations de responsabilité des conditions générales s’appliquent au présent accord. En cas de contradiction, l’ordre de priorité est le suivant : les clauses contractuelles types, puis le présent accord, puis les conditions générales. Le présent accord est soumis à la loi française.
L’acceptation des conditions générales vaut acceptation du présent accord. Un exemplaire contresigné peut être demandé à privacy@beamstage.app.